Eintauchen in die kalten und trüben Gewässer der unternehmensinternen Ausgaben

Dies ist ein Bild von meinem Ironman-Start in der Schweiz. Stellen Sie sich 1.500 Menschen vor, die in einen großen See eintauchen und versuchen, sich so schnell wie möglich hindurchzu navigieren. Ist das nicht ein realistisches Bild des Ausgabenprozesses in Ihrem Unternehmen?

Ich spreche nicht von der direkten oder indirekten Beschaffung, für die Unternehmen Einkäufer und Kategoriemanager haben, die die Unternehmensfinanzierung professionell und richtlinienkonform steuern. Ich spreche von all den anderen Ad-hoc-"Sachen", die alle anderen Mitarbeiter im Namen des Unternehmens kaufen. Das ist erheblich. Es ist diskretionär. Es ist unvermeidlich. Und jeder Mitarbeiter wird seinen Weg finden... mehr oder weniger in die gleiche Richtung, aber ist das effektiv und effizient? Für den Einzelnen und für das Unternehmen?

1. Der Start: Als Mitarbeiter habe ich das Gefühl, dass ich etwas für meine Arbeit innerhalb des Unternehmens kaufen muss.
2. Das Ende: Als Lieferant möchte ich bezahlt werden. 

Was wäre, wenn ich das tun könnte, ohne eine Bestellanforderung in einem Enterprise-System zu stellen oder meine privaten Mittel einzusetzen und sie über Spesen abzurechnen? Wenn ich keine Bestellung erstellen müsste; keinen neuen Lieferanten in meinem Buchhaltungssystem anlegen müsste oder schlimmer noch, eine Rechnung ohne Bestellung erhalten würde und herausfinden müsste, wofür das ist; eine Zahlung für einen Lieferanten leisten müsste, um Geld zu überweisen; in der Zwischenzeit Fragen zu seiner offenen Rechnung beantworten müsste, während Abteilungsleiter und Budgetverantwortliche sich darüber beschweren, dass sie ihre Budgets nicht kontrollieren und dafür verantwortlich sein können? Und übrigens: Das Beschaffungsteam ist bereits überlastet und kann keine Ressourcen für die Bearbeitung dieser Art von Unternehmensfinanzierung zuweisen, und die Finanzabteilung muss sich mit einer drohenden Krise befassen, um unkontrollierte Ausgaben und Kosten um 10 % zu senken.

Wir haben einen Weg gefunden, um direkt von Schritt 1 zu Schritt 2 zu gelangen, ohne all diesen ganzen bürokratischen "Kram" dazwischen, und die Leute hatten natürlich das Gefühl, dass dies zu enormen Einsparungen führen würde. Einerseits durch die Vermeidung unnötiger Ausgaben und die direkte Einsparung von Geld. Andererseits durch die Beseitigung des Verwaltungsaufwands aus dem vorherigen Absatz.

Wie? Lassen Sie alle betroffenen Mitarbeiter die intuitivste App auf ihrem Handy verwenden. Lassen Sie sie die Zahlung über ihr Handy bezahlen oder auslösen. Das ist die Q-Card App. Zufriedener Mitarbeiter. Zufriedener Lieferant. Erledigte Aufgabe.

Aber wie stellen wir die Unternehmensebene mit all ihren Systemen, Budgets, Codierungen, den Managern, den Buchhaltern und der Treasury zufrieden? Hier müssen wir einige Konfigurationen vornehmen, um Ihren Genehmigungsprozess zu spiegeln. Aber dann nicht nachträglich, sondern bei der Erstellung der Zahlungskartenanforderung. Und ja, wir brauchen leider etwas Geld, aber nicht mehr als den laufenden Saldo der genehmigten Zahlungen und automatisch mit der richtigen Buchungscodierung gebucht, die vom Antragsteller selbst verwaltet, aber von unserem KI-Regelwerk vor der Buchung geprüft wird. Keine Lieferantenanlage mehr. Q-Card ist Ihr Vertreter und Kassierer (powered by Adyen). Nutzen Sie es fast global. Profitieren Sie von Sicherheit und Betrugsprävention durch den integrierten Reklamationsprozess und Lieferanten- und Kategorie-Blacklists. Lassen Sie den Budgetverantwortlichen zur Genehmigung wischen, bevor das Zahlungsmittel generiert wird, es sei denn, Sie haben vereinbart, dass der Mitarbeiter für Kategorie A bis Betrag B die Kontrolle direkt hat. Durch Delegation. Wir bieten Ihnen alles, was Sie für Ihr Unternehmensumfeld benötigen.

Natürlich gibt es dabei auch einen Aspekt des Change Managements. Es stellt ein ganzes Flickwerk von Regeln und Systemen in Frage, die Unternehmen geschaffen haben, um all diese Unterarten des Unternehmensfinanzierungsprozesses abzudecken, und es kann doch nie so einfach sein, oder? Es muss doch einen Haken geben, sonst hätten wir ja nicht all diese Verfahren und Kontrollen geschaffen.

Es ist wie der Moment, in dem Sie die Ziellinie überqueren und die Worte hören: "Rob van Ipenburg, Sie sind ein Ironman". Sie wussten nicht, dass Sie es in sich hatten, aber Sie haben es trotzdem geschafft. Und nicht nur Sie, sondern alle im Unternehmen, die daran beteiligt sind, und Sie werden überrascht sein, wie viele Finisher es gibt. Das schafft Begeisterung und endlich gibt es einen Prozess, den jeder liebt: Dafür gibt es eine Medaille.