Dit is een foto van mijn Ironman-start in Zwitserland. Stel je voor: 1.500 mensen die zich in een groot meer storten en proberen zo snel mogelijk hun weg erdoorheen te vinden. Is dat geen realistisch beeld van hoe het uitgavenproces in jouw bedrijf eruitziet?
Ik heb het niet over directe of indirecte inkoop, waarvoor bedrijven inkopers en categoriemanagers hebben die de bedrijfsuitgaven professioneel en binnen het beleid sturen. Ik heb het over al die andere ad-hoc ‘dingen’ die alle andere medewerkers namens het bedrijf kopen. Het is aanzienlijk. Het is discretionair. Het is onvermijdelijk. En elke medewerker vindt zijn eigen weg... min of meer in dezelfde richting, maar is het effectief en efficiënt? Voor het individu en voor het bedrijf?
1. Het begin: Als medewerker heb ik het gevoel dat ik iets moet kopen voor mijn werk binnen het bedrijf.
2. Het einde: Als leverancier wil ik betaald worden.
Wat als ik dat zou kunnen doen zonder een inkoopaanvraag in een bedrijfsinformatiesysteem of zonder mijn eigen geld te gebruiken en dat via onkosten te declareren? Wat als ik geen inkooporder hoefde aan te maken; geen nieuwe leverancier in mijn boekhoudsysteem hoefde aan te maken of, erger nog, een factuur zonder inkooporder hoefde te ontvangen en uit te zoeken waarvoor deze dient; geen betaling voor een leverancier hoefde aan te maken om geld over te maken; geen vragen hoefde te beantwoorden over hun openstaande factuur, terwijl afdelingsmanagers en budgethouders klagen dat ze geen controle hebben over hun budgetten en er geen verantwoording voor kunnen afleggen? En trouwens: het inkoopteam heeft het al te druk en kan geen middelen vrijmaken om dit soort bedrijfsuitgaven af te handelen, en de financiële afdeling heeft te maken met een dreigende crisis en moet ongeoorloofde uitgaven en kosten met 10% terugdringen.
We hebben een manier bedacht om rechtstreeks van stap 1 naar stap 2 te gaan, zonder al die zakelijke ‘tussenstappen’, en mensen hadden meteen het gevoel dat dit enorme besparingen zou opleveren. Enerzijds door onnodige uitgaven te vermijden en direct geld te besparen. Anderzijds door de administratieve rompslomp uit de vorige alinea weg te nemen.
Hoe? Laat alle betrokken medewerkers de meest intuïtieve app gebruiken op hun telefoon. Laat ze betalen of betalingen initiëren via hun telefoon. Dat is de Q-Card App. Tevreden medewerker. Tevreden leverancier. Klaar is Kees.
Maar hoe kunnen we voldoen aan de eisen van het management, met al hun systemen, budgetten, boekhoudcodes, managers, accountants en de treasury? We moeten hier een aantal instellingen doorvoeren die uw goedkeuringsproces weerspiegelen. Maar dan niet achteraf, maar op het moment dat de betaalkaartaanvraag wordt aangemaakt. En ja, we moeten helaas wat geld storten, maar niet meer dan het lopende saldo van goedgekeurde betalingen, dat automatisch wordt geboekt met de juiste boekhoudcode, zelf ingevoerd door de aanvrager maar gecontroleerd door onze AI-regelset vóór de boeking. Geen leveranciers meer aanmaken. Q-Card is uw proxy en kassier (aangedreven door Adyen). Gebruik het bijna wereldwijd. Profiteer van beveiliging en fraudepreventie via het ingebouwde terugvorderingsproces en zwarte lijsten voor leveranciers en categorieën. Laat de budgetverantwoordelijke de betaling goedkeuren voordat het betaalmiddel wordt gegenereerd, tenzij u bent overeengekomen dat de medewerker voor categorie A tot bedrag B de directe controle heeft. Door delegatie. Wij zorgen voor u in de bedrijfsomgeving.
Natuurlijk speelt hier ook het aspect van verandermanagement mee. Het zet vraagtekens bij een heel lappendeken van regels en systemen die bedrijven hebben opgezet om alle facetten van dit uitgavenproces te dekken, en zo eenvoudig kan het toch niet zijn? Er moet een addertje onder het gras zitten, anders zouden we al die procedures en controles niet hebben bedacht. We genieten ervan om dat ‘eureka’-moment bij onze klanten te zien wanneer ze het ineens ‘begrijpen’.
Het is net als dat moment waarop je de finishlijn passeert en die woorden hoort: “Rob van Ipenburg, je bent een Ironman”. Je wist niet dat je het in je had, maar je hebt het toch gehaald. En niet alleen jij, maar iedereen in het bedrijf die hieraan meedoet, en je zou verbaasd zijn hoeveel finishers er zijn. Dit zorgt voor enthousiasme en tot slot is er een proces waar iedereen dol op is: je krijgt er een medaille voor.