Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zum neuen Standard im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland: Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, klassische PDF-Rechnungen gelten dann nur noch als elektronische Kopie, aber nicht mehr als vollwertige E-Rechnung. Parallel dazu startet ein stufenweiser Übergang hin zur Pflicht, auch selbst E-Rechnungen auszustellen.
Für inländische B2B-Umsätze gilt folgender Fahrplan:
Damit verbunden ist, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auf strukturierte Datenformate umstellen müssen, die eine automatisierte Weiterverarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen ermöglichen.
Die wichtigsten zulässigen Formate in Deutschland orientieren sich am europäischen Standard EN 16931, insbesondere an XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.x.
Unternehmen, die ihre Systeme nicht rechtzeitig anpassen, riskieren, dass sie ab 2025 keine E-Rechnungen ihrer Geschäftspartner mehr verarbeiten können – mit direkten Folgen für Buchhaltung, Zahlungsfreigaben und Liquidität. Ab den Stufen 2027/2028 droht zudem, dass ausgestellte Rechnungen nicht als ordnungsgemäß gelten, wenn sie nicht dem vorgeschriebenen E-Rechnungsformat entsprechen, was zu Beanstandungen durch Finanzverwaltung, Verzögerungen bei Vorsteuerabzug und Streit mit Geschäftspartnern führen kann.
Hinzu kommt das Risiko einer „Insel-Lösung“: Wer jedes Land separat und manuell behandelt, baut komplexe Sonderprozesse auf, die langfristig teuer, fehleranfällig und schwer skalierbar sind – insbesondere mit Blick auf die EU-Initiative ViDA und künftige Meldepflichten.
Deutschland nutzt wie andere EU-Staaten den Spielraum aus ViDA, um nationale E-Rechnungsregeln einzuführen, die auf dem Standard EN 16931 basieren. Für Unternehmen, die in mehreren Ländern aktiv sind, lohnt es sich daher, jetzt einheitliche, strukturierte E-Invoicing-Prozesse aufzubauen, statt später viele unterschiedliche nationale Sonderwege zu pflegen.
Wer frühzeitig startet, kann nicht nur die deutschen Fristen einhalten, sondern gleichzeitig die Grundlage für künftige digitale Meldepflichten und automatisierte VAT-Workflows in Europa legen.
Quyntess und Tradeshift bieten Unternehmen eine Plattform, mit der sich E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD über einen zertifizierten PEPPOL-Zugangspunkt mit deutschen und europäischen Geschäftspartnern austauschen lassen. Die Plattform bindet ERP- und Beschaffungssysteme an und sorgt für durchgängige Prozesse vom Bestellauftrag bis zur verbuchten und archivierten E-Rechnung.
Mit einem Compliance-as-a-Service-Ansatz übernehmen Quyntess und Tradeshift neben der technischen Konnektivität auch regulatorische Updates, Lieferanten-Onboarding und Support, sodass Unternehmen Änderungen in Deutschland und anderen EU-Ländern nicht ständig selbst nachverfolgen müssen. So entsteht eine skalierbare, zukunftssichere E-Invoicing-Strategie für komplexe, mehrstufige Lieferketten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Ihre Organisation heute beim E-Invoicing aufgestellt ist und welche Lücken bis 2025/2027/2028 geschlossen werden müssen, analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Systemlandschaft und definieren einen konkreten Umsetzungsfahrplan. Dazu gehören ein Format- und Kanalcheck (XRechnung/ZUGFeRD/PEPPOL), die Bewertung Ihrer ERP-Integration sowie Vorschläge für Pilotprojekte mit ausgewählten Lieferanten oder Kunden.
Kontaktieren Sie uns, um Ihre E-Invoicing-Roadmap für Deutschland und Europa aufzusetzen – damit Ihre Rechnungsprozesse nicht nur compliant, sondern auch effizient und skalierbar sind.